[Sommario]
La presente specifica elenca genericamente le caratteristiche dell'hardware, software di base e applicativo, formazione, assistenza e manutenzione per la corretta gestione dell'informatizzazione della Anatomia Patologica (A.P.).
Non sono considerate eventuali precedenti architetture (sistemi dipartimentali, reti locali, data base specifici, ecc.) che potrebbero condizionare le scelte tecniche che comunque andrebbero periodicamente vagliate sul piano dei costi/benefici prima di essere estese incondizionatamente ad ogni nuova applicazione.
Criteri generali
Per una buona efficienza del sistema è fondamentale che l'A.P. si renda sufficientemente autonoma da soggetti esterni e che possa ricorrere sporadicamente in tempi brevissimi a esperti del settore tramite l'assistenza telefonica o la teleassistenza via modem.
Per tutelare l'investimento, è preferibile scindere la fornitura del software da quella dell'hardware. Fra l'altro l'hardware potrà essere utilizzato anche per attività di segreteria e non, indipendentemente e contemporaneamente al sistema informativo.
L'hardware acquistato in loco da una ditta che possa fornire l'adeguato supporto per l'installazione fisica ma anche del software di base avrà un costo di manutenzione sicuramente più basso e i risparmi così ottenuti potranno essere riinvestiti nell'aggiornamento dei componenti che via via diventeranno obsoleti.
Per ottenere questo, è essenziale che le applicazioni siano supportate da architetture non particolarmente complesse, dove l'assistenza, in caso di emergenza, possa essere prestata dal fornitore che in quel particolare momento è ritenuto il più efficiente, senza legarsi a contratti di manutenzione poliennali in cui di certi sono sicuramente i costi e non necessariamente i servizi ottenuti.
Dal punto di vista del software, molti data base presenti sul mercato sono stati corredati di supplementari funzionalità che li rendono a volte accessibili e manutenibili solo da specialisti (e quindi caricabili dei costi della relativa assistenza). D'altra parte nessuna linea guida della Pubblica Amministrazione in materia può ovviamente specificare un determinato prodotto ma si limita a suggerire criteri generali ampiamente rispettati da molti prodotti. Negli anni passati il tipo di scelta del data base è servita non tanto a produrre buone applicazioni quanto a renderle molto costose anche a causa degli oneri derivanti dall'acquisto delle licenze d'uso per ciascuna postazione di lavoro.
Visto che un sistema informativo in un servizio pubblico di solito viene utilizzato per un tempo molto superiore a quello ritenuto commercialmente efficace e che sia l'hardware che il software si renderanno sicuramente obsoleti prima della possibile sostituzione, per evitare controversie anche legali, è conveniente utilizzare architetture di base il più possibile aperte. In particolare il patrimonio del servizio a distanza di anni sarà costituito dal lavoro registrato nel data base e la trasparenza ottenuta avendo a disposizione immediatamente la struttura e i tracciati di tutte le tabelle componenti il data base (dizionario dati) consentirà in qualsiasi momento, oltre alla consultazione e verifica indipendente con strumenti disponibili sul mercato, il porting dei dati verso una applicazione futura.
Nel mercato attuale, nemmeno una primaria ditta può garantire a tempi lunghi la sopravvivenza di un prodotto e dei relativi servizi, in una così particolare nicchia come quella in cui è inserita l'A.P.. Gli esempi degli ultimi anni, sia fra le ditte private che del settore cooperativo, dimostrano come siano possibili, in fase di transizione economica/commerciale/politica, blocchi della assistenza e del supporto anche per la durata di alcuni mesi.
Software di base
Sia per le stazioni di lavoro che per i server, soprattutto in assenza di un servizio di assistenza interno (CED) che possa periodicamente supervisionare il sistema dell'A.P., sono preferibili sistemi operativi e applicazioni "user friendly". In particolare, visto l'elevato grado di specializzazione degli utenti della A.P. e la larga diffusione degli ambienti grafici su PC, sono preferibili applicazioni che consentano all'utente un approccio semplificato al personal computer: mouse, interfacce grafiche a colori, icone, messaggi contestuali indubbiamente riducono drasticamente i tempi di apprendimento.
Non essendo sempre disponibile in A.P. personale esperto nell'uso di sistemi complessi, anche il server deve avere preferibilmente una interfaccia simile ai client. Le procedure di backup e manutenzione devono risultare poco differenti dalle operazioni eseguibili sui client.
L'utilizzo di un server con adeguate protezioni contro la perdita di dati (gruppo di continuità, mirroring hardware, unità di backup) è una sufficiente garanzia di sicurezza se accompagnata da un uso cosciente di una robusta applicazione.
Software applicativo
E' gradita l'interfaccia utente di tipo grafico che per mezzo di pulsanti e finestre consenta agli operatori di muoversi a loro agio compiendo le varie operazioni intuitivamente.
L'applicazione dovrà essere opportunamente documentata da manuali operativi e da un help in lingua italiana. Anche il data base nel dettaglio delle singole tabelle dovrà essere documentato per uso più specialistico.
In ogni fase della lavorazione dei campioni dovranno essere registrate le informazioni indispensabili ad una corretta identificazione dello stesso e dell'operatore che ha provveduto alla preparazione.
Il software deve essere preferibilmente già stato utilizzato per un periodo sufficiente presso strutture analoghe, nel caso di nuovi prodotti che non siano un'evoluzione diretta di precedenti applicazioni. Altrimenti le riserve nell'acquisizione possono essere tali da garantire la rescissione del contratto qualora l'applicazione risulti insoddisfacente, col risultato comunque di una perdita di tempo e risorse per il servizio.
Dopo le indispensabili dimostrazioni pratiche sull'uso dell'applicazione, la possibilità di visitare direttamente strutture che utilizzino lo stesso software è una ulteriore garanzia.
Architettura hardware e software di base
La scelta dell'hardware e del sistema operativo di rete è ovviamente legata al tipo di data base su cui è basata l'applicazione. Non contestando le singole caratteristiche tecniche dei due sistemi operativi di rete preminenti, UNIX e Windows NT, per l'installazione in A.P. è preferibile il secondo in quanto garantisce una maggiore autonomia del Servizio sia per le normali operazioni di routine sia per eventuali manutenzioni straordinarie.
La scelta del PC da destinare alla funzione di server può essere molto influenzata dal rapporto costo/ qualità, dovrà quindi essere basata sul compromesso di una apparecchiatura tecnologicamente aggiornata mantenendo un sufficiente grado di espandibilità. Per quanto riguarda il dimensionamento delle memorie statiche e di massa deve essere garantito l'utilizzo contemporaneo delle risorse condivise con un sufficiente margine per l'eventuale aumento dei PC collegati e per la registrazione dei dati del servizio per almeno 5 anni. Trascorso tale tempo sicuramente il server risulterà obsoleto e saranno disponibili componenti capaci di immagazzinare e gestire le informazioni con capacità e prestazioni superiori rispetto alla quantità registrata fino a quel momento.
Sicurezza
Devono essere garantiti elevati livelli di riservatezza e di protezione da accessi non autorizzati sia tramite l'adozione delle normali procedure d'accesso ad una rete, sia con l'adozione di livelli di consenso differenziati per ciascuna tipologia di utente.
Per ottenere una maggior flessibilità è preferibile che lo stesso utente possa accedere a diversi PC in rete e alla applicazione, mentre da ciascuna postazione di lavoro devono essere possibili tutte le funzioni della procedura, riindirizzando eventualmente le stampe. Deve essere semplicemente il livello d'abilitazione dell'utente a stabilire quali funzioni gli siano o meno consentite.
Requisiti specifici dell'applicazione
L'applicazione deve ottimizzare le attività che vengono normalmente svolte nei servizi di A.P., con una gestione semplice per tutto l'iter dell'esame dall'accettazione alla refertazione.
Devono essere differenziati i percorsi per i vari tipi d'esame: citologia, istologia, autopsie, ecc., predisponendo iter personalizzati e modificabili, identificati principalmente dall'associazione fra tipo di esame (Procedura) e sede principale del prelievo (Topografia).
Anche la valorizzazione delle prestazioni deve seguire lo stesso criterio identificativo, deve consentire con sufficiente flessibilità l'utilizzo delle varie forme d'accesso al servizio e devono essere rilevabili periodicamente tutti i dettagli gestionali dell'attività svolta.
La comunicazione della diagnosi, dovendo in alcuni casi essere inserita direttamente dal medico che sta leggendo il vetrino, deve essere semplificata e richiedere il minor utilizzo possibile della tastiera. In particolare per la codifica, che deve poggiarsi sul nomenclatore SNOMED, devono essere presenti funzioni d'aiuto per la rapida ricerca a video.
Per gli esami standardizzati sono quindi preferibili maschere che guidino la refertazione per ciascun organo e/o patologia (check-list), rispetto all'inserimento di codici mnemonici che al contrario richiedono la consultazione e memorizzazione di un prontuario. Il sistema deve comunque essere flessibile consentendo l'inserimento manuale di correzioni al testo ed ai codici predisposti. Sono gradite dall'utente anche le funzioni di taglia/copia/incolla sia all'interno dell'applicazione sia nei confronti di altre.
Sono indispensabili le funzioni di ricerca degli esami o dei pazienti secondo vari criteri.
L'attività svolta deve essere facilmente estraibile e le stampe amministrative possono richiedere riepiloghi delle stesse estrazioni in formato diverso: sono quindi graditi eventuali strumenti esterni di personalizzazione delle stampe.
Per le estrazioni predisposte dall'applicazione dovranno essere contemporanemente accessibili le liste temporanee per consentire una eventuale successiva elaborazione in ambiente PC.
In particolare per le estrazioni destinate a scambi con l'esterno dovuti al rimborso della mobilità le prestazioni devono essere classificate secondo il nomenclatore tariffario.
Accettazione
L'attività di accettazione consiste nell'identificare la persona e l'esame da effettuare sul campione ricevuto.
Sebbene i dati minimi identificativi siano costituiti da cognome, nome, sesso, data e comune di nascita le ricerche sulle persone già registrate dovranno essere possibili anche con elementi parziali. Nel caso la persona non sia registrata deve essere possibile inserirla e sono indispensabili anche le funzioni di unificazione di due anagrafiche o di riassegnazione degli esami.
Gestione esami
Ogni tipologia di esame deve poter avere un iter di lavorazione personalizzabile che consenta di raggruppare gli esami in funzione del loro stato d'avanzamento ad esempio per la stampa delle etichette, fogli di lavoro, stampa referti.
Le altre funzioni che devono essere previste sono: descrizione macroscopica e inclusioni, tecniche speciali, comunicazione diagnosi testi e codici. Devono essere previste anche funzioni di correzione dell'esame assoggettate ai permessi dell'utente con eventuali blocchi per la modifica degli esami a un certo intervallo dalla refertazione.
Le funzioni di ricerca dovranno seguire svariati criteri: per numero, per richiedente, per tipo, per diagnosi, ecc.; per facilitare gli studi, nel caso producano una lista dovrà essere stampabile così come opzionalmente dovranno essere stampabili i fogli di lavoro con l'elenco dei precedenti di ogni singolo caso inserito nella lista.
Anche la consultazione degli esami dovrà essere regolata da dispositivi di sicurezza per impedire la modifica inavvertita da parte di utenti non abilitati.
Gestione diagnosi e referti
Oltre alla possibilità di inserire nelle diagnosi frasi preconfezionate, richiamabili per mezzo di codici mnemonici, per l'associazione dei testi e codici SNOMED sono preferibili check-list collegate alla tipologia dell'esame considerato.
Se non altrimenti dimostrabile, sistemi di refertazione vocale non possono raggiungere lo stesso grado di efficienza, possono comunque essere utilizzati efficacemente nelle diagnosi con testi molto estesi.
Le copie dei referti destinate ai richiedenti ed all'archivio potranno essere richieste separatamente.
Formazione
La quantità di ore di formazione da prevedere dipende dalla facilità con cui l'utente riesce ad acquisire la familiarità necessaria. I sistemi grafici aiutano molto in questo senso. Una possibilità per minimizzare i costi deriva dalla eventuale scissione della formazione di base all'utilizzo del PC da quella specifica per l'utilizzo della applicazione.
Se possibile devono essere individuati gruppi omogenei di operatori suddividendo i corsi in diverse sessioni, predisponendo un'aula attrezzata di almeno 4-5 PC.
Manutenzione e assistenza
L'assistenza sistemistica (hardware e software di base) deve essere reperita localmente presso una ditta di consolidata esperienza. Questo porta, oltre al contenimento dei costi, anche alla risoluzione tempestiva dei problemi quotidiani soprattutto nelle fasi iniziali. Questo tipo di assistenza potrebbe essere svolta anche da personale dipendente dell'Azienda opportunamente informato.
L'assistenza sull'applicativo deve essere garantita tramite la sottoscrizione dell'apposito contratto allo scadere del periodo di garanzia. Con un buon sistema di teleassistenza (modem e programma di comunicazione) gli interventi diretti possono essere ridotti al minimo così come ovviamente anche i relativi costi.
Le indicazioni sopra riportate possono essere riassunte con la seguente scheda tecnica semplificata:
Rete locale: Il supporto Ethernet è di gran lunga il più diffuso il cablaggio può essere scelto fra coassiale o di tipo telefonico multicoppia. Come prestazioni 10 Mb/sec sono il minimo accettabile, 100 Mb/sec sono al momento preferibili ma lievemente più costosi. Il protocollo TCP/IP garantisce la soluzione per qualsiasi tipo di configurazione.
Hardware: personal computer IBM compatibili di cui almeno il server acquisito di una primaria marca e con assolute garanzie di assistenza per i PC client eventualmente di costo contenuto;
Sistema operativi di rete: Microsoft NT Server preferibile rispetto a UNIX soprattutto se dal punto di vista dell'utente finale.
Sistema operativo sui client: Microsoft NT Workstation (o per contenere i costi Windows 98), gli altri disponibili non in ambiente PC IBM compatibile, anche se altrettanto o più validi, non sono concorrenziali in termini economici.
Data base: in assenza di particolari esigenze di integrazione con altri servizi informativi ospedalieri, i dati dovranno essere archiviati con la dovuta sicurezza e tutte le informazioni registrate dovranno essere accessibili anche con l'utilizzo di strumenti commerciali standard di ricerca su tutti i campi che consentano ad un utente autorizzato, informato e minimamente preparato, di estrarre tabulati dei dati in qualsiasi combinazione. La scelta fra un data base gestito da RDBMS Oracle, Informix, ecc. o basato su file COBOL, DBF, ecc. è assolutamente ininfluente per l'utente finale. Notevolmente differenti al contrario possono essere gli impatti economici delle varie scelte.
Applicativo: questa voce non può essere sintetizzata in poche righe, si rimanda ai paragrafi relativi alla descrizione dettagliata del sistema.
Stampanti: per silenziosità, velocità e qualità della stampa sono sicuramente preferibili di tipo laser rispetto a quelle ad aghi.
Accessori: gruppo di continuità per il server, lettori di codice a barre CCD, programmi di office automation.
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